はじめまして、このたびAirOneコラムを担当することになった大輝一（おおてるはじめ）と申します。アリエルでは、AirOneを既にご利用になって いる皆様とグループウェアにご興味をお持ちの方々のご意見・ご要望を反映させた、AirOneの新バージョンを先日９月４日に発売開始致しました。ご協力 頂いた方々、貴重なご意見誠にありがとうございました。

さて、このコラムでは、新しくなったAirOneの使いどころを具体的な例を挙げ て紹介していきます。新バージョンにはAirOne ProとAirOneとがありますが、まずその違いについて簡単に触れておきたいと思います。AirOne Proは従来のAirOne v1.02の後継バージョンとなっており、プロジェクト管理ツールとしての使用を想定しています。ご利用可能な機能は、新着情報、プロジェクト管理、 ToDo、予定表、掲示板、定型文書（報告書、議事録、出張報告）、ファイル管理となっています。これらの機能を利用して作成したデータは、ルームと呼ば れる単位で共有されることになり、AirOne Proではルームを複数作成することが可能です。一方、AirOneはAirOne Proのプロジェクト管理とToDoの機能が使えず、ルームを一つしか作成することができないというものです。このため、試用するものとしては AirOne Proをお勧めしますが、ご試用の結果AirOneで充分という場合に、AirOneに切り替えるとAirOne ProからAirOneへのデータ移行ができないため、それまでのデータを継続して使用できなくなってしまうのでご注意ください。以下では、AirOne ProとAirOneを特に区別する必要がない場合はAirOneと言います。

総体的な説明でイメージがつかみにくかったかとも思いますが、具体的な説明の部分でAirOneの有効性を理解してもらいたいと思いますので、ここでは、ご利用の際の注意点だけ気に留めておいていただきたいと思います。

そ れでは、各回にわたってAirOneの機能について紹介をしていきたいと思います。紹介する順番と致しましては、AirOne ProとAirOneの共通の機能から始めて、その後にAirOne Pro限定の機能の説明に移りたいと思います。今回はAirOneの機能の一つである予定表について説明したいと思います。このコラムをご覧になっている 方は既に予定表のご利用が可能な状態であると思いますので、早速説明を始めたいと思います。

予定表の基本的な利用の仕方として、すでにわ かっている予定を予定表に書き込んでいき、別の機会にその予定表を確認して自分の予定を確認したり、新しい予定が出来た場合に、うまく調整が取れるように 予定表を参照しながらいつに予定を入れるかを決定するのに使うこと等が考えられます。しかし、他の人の予定を参照したり、複数人で予定を合わせる場合には どうでしょうか？このような場合にAirOneを利用することを考えてみます。

AirOne では予定を作成すると、その作成した内容（時間、場所、活動内容）は他の人からも見られるようになります。他の人の予定を参照するにはこれだけ出来れば充 分なのですが、逆に内容を見られたくない場合に困ってしまいます。そこでAirOneではプロジェクト単位でルームを作ることを想定し、同じルーム内での み情報が公開される仕組みになっており、仕事の予定であれば差し支えなく予定を入れることが出来ます。

それでも予定の内容を同じルームの メンバーにも見られたくない場合もあるかと思います。このようなときは、予定を作成する時に非公開にチェックすることで他のメンバーからは詳細が見れない ようにできます。この場合、他のメンバーからは予定の時間だけがわかり、場所や活動内容までは見ることが出来ません。

このように他の人に 見てもらいたい予定だけを公開することができ、同様に他の人の予定を参照することもできます。一日ごとまたは週ごとの予定であればルームメンバー全員の予 定を同時に表示して参照することが可能です。さらに、ルームメンバーから何人かを選択してグループを構成することにより、そのグループに属している人だけ の予定を同時に表示することも可能です。グループの作成はルームの管理者しかできないのですが、仕事の内容が密接に関係にしている人でグループを構成する と使い勝手の良い予定表になると思いますので、是非ご利用になってみてください。

こうして同じルーム内のメンバーの予定が埋まっているか どうかの確認ができるのですが、予定が公開されているだけでは多人数が参加する新しい予定を作成する場合に、参加者全員に都合の良い時間を決定するのは難 しそうです。たとえば、会議の予定をその会議の参加者全員の予定にいれることを考えて見ましょう。予め会議の時間を決め、参加者全員の予定と見比べて、全 員が空いていればその時間に予定を入れ、そうでなければ別の日時を選び、また時間が空いていなければ同じことを繰り返すとしましょう。参加予定者が少な く、たまたま最初に選んだ日時が空いていればさほど苦労はしませんが、何度も日時が合わなかったり、そもそも参加予定者が多数いるという場合には一通りみ るだけでも大変です。どうしたものでしょうか。共通に空いている時間が予めわかればいいのですが。。。

こういうときのためにAirOne には空き時間検索が用意されています。空き時間検索は予定を作成するときに利用できます。予定を入れたいメンバーを選択し、会議の予定を入れたい期間を指 定すると、選択されたメンバーの共通に空いている時間が列挙されます。その中から時間を選ぶと、共通に空いている日時が予定の作成日時に入力され、空き時 間検索で選択したメンバーがその予定の出席者になり、簡単に参加予定者全員に都合の良い予定を作成できます。空き時間検索は非公開の予定に対しても有効な ので、非公開の予定でも予定表に入れるようにしておくと新しい予定を作成するときに便利ですね。

さて、予定を入れたのはいいですが、その 予定に対して参加予定者が出席してくれるか当日のその時間までわからない、というのでは困りますよね。AirOne では、そのために参加予定者に対して出欠を取れるようになっています。予定を入れられた参加予定者がその予定を見ると、出席、保留、欠席というボタンがあ ります。参加予定者はこの予定から参加するかどうかを予定作成者に伝えることが出来ます。これにより予定作成者は出欠状況を事前に把握することが可能にな ります。後は、会議用に各出席者が準備をするということになり、予定表の役目はひとまず終了ということになります。

以上が予定表の基本的 な使い方ですが、会議の予約をする場合、時間だけでなく会議室の予約をしておかないと、当日になって予定していた会議室が使えないということにもなりかね ません。予定表では、会議室等の設備を予約することも可能ですが、この機能を利用するためにはWorkGroupNodeというものを別途利用する必要が あります。こちらの説明は後日行いたいと思います。WorkGroupNodeのご試用は既に可能ですので、設備の予約をしたいという方はこちらも是非ご 利用になってみてください。

蛇足ですが、現在、予定の出席者の選択や空き時間を検索するメンバーをいちいち指定しなくてはなりませんが、 グループ単位で選択できたりするとより便利になるかも知れませんね。また、出欠の返答が必要な予定も新着から消えてしまう（新着到着後６時間で消えます） とその予定自体を見逃しがちなので、自動的にToDo（予定されている仕事等を管理する機能）に期限付きで入ってくれると返答を仕損じることが減るかもし れませんね。

今回説明した予定表の機能はいかがでしたでしょうか？使い続けるとここで紹介した以上に有効にご利用いただけると思います。 逆に不便な点等ございましたらお気軽にご意見していただきたいと思います。ユーザーの方々のご意見・ご要望は常時承っておりますので、不具合やお気づきの 点等ございましたら是非お聞かせください。より良い製品にするための参考にさせていただいております。

以下補足です。AirOneの予定 表をメインに使いたいという場合には、AirOneの画面左下にある設定ボタンより、設定 -> アプリケーション設定にてデフォルトルームを選択し、デフォルトビューを予定表に合わせることにより、ログイン後すぐに予定表を表示することができます。 グループ表示の場合には、表示する人数が多いと全員分を表示するのに若干多く時間がかかることがあります。この場合、予定表のグループ表示の画面で一覧表 示設定を行うことにより、最初にグループ表示をする際のメンバーを自由に選択でき、表示時間を調整できます。この設定をしていない場合にはルームメンバー 全員を表示するため、表示まで時間がかかることもあります。

次回は掲示板について説明したいと思います。それではまたお会いしましょう。